社長が諸団体に加盟している会社の社員が宴会の幹事をするコツ

      2016/03/14

宴会の締めの挨拶と一本締め

photo credit: Tim Sheerman-Chase via photopin cc

幹事って感覚がないまま某団体で飲み会のセッティングを月1回ぐらいのペースでやってきた経験の中からココを押さえておけばOKみたいな事をツラツラと書いていく。

尚、参加するメンバーは各企業の社長さん、専務さんクラスの飲み会なので一般の会社での幹事とは少しだけ違います。

もし「うちの社長は商工会議所のメンバーだとか、ライオンズ、ロータリー、青年会議所に所属している」とわかっているのなら以下の部分に注意しておけば幹事の仕事はバッチリだし、仕事が出来る奴!!とまではいかないまでも一目置かれます。

幹事の仕事はどれだけスムーズに宴会を設営出来るかだけ

幹事は裏方です

たまにいるんだけど幹事の仕事をやって仕事が出来ると思わせようなんて眠たいことを言う人がいますが、コツさえ掴めば誰でも出来る仕事、それゆえ幹事の仕事がスムーズだからと言って「あいつは仕事が出来る」

なんて思ったこともないし、出来て当たり前的な感覚なので勘違いはしないほうが良いです。

あくまでも幹事は裏方です、悪い言い方をすればペーペーにやらせるとかそんな感じのポジションなので少しぐらい問題があってもなんとも思わないのが参加者側の視点。

それでも、自分のところの社員がうまく立ち回る姿を見て嫌な気分になる社長はいないと思うのでちょっとしたコツを書いておきます。

幹事の仕事は一人より二人三人

幹事の仕事で一番最初にやることは幹事仲間を作ること、一人では限界があると知り仲間と共に企画する。

総括して自分が筆頭になり手となり足となる幹事仲間を作ることです、お互いに連携して全てを自分でやらないこと。

それから、ボスに精通している人を探す。

日取りと段取り

この辺りは良く考えればわかると思います。

どんな手段を使っても構わないので参加人数の決定と日程(2日ぐらい)を押さえることです。

何故日程を2日ぐらいにするのかと言うとお店の都合もあるからです。

但し流行のLINEなどの通信手段を好まない人も多いのでその人に合わせて行います。

参加される方で一番偉い人や主役を知る

この場合は偉い人や主役の食の好みを知ると言う意味ではないです。

参加される方で一番力のあるボスを見つけると言う意味ですからね。

会社の飲み会なら社長さんだろうけど、参加者全員が企業の社長さんだったり専務だと誰が一番力のあるボスなのかを見極める力が必要と言う意味です。

なのでお店選びなどのお伺いはこの一番力のあるボスを筆頭に他2名ぐらいの好みを知っておけば十分と言うことです。

所詮縦社会なのでボスが「この店最高」と言えば下は従うものです。

たとえ主役が他にいたとしてもです。

お店の予約

概ね参加者の趣味趣向を先に理解しておかないといけませんが毎回考えるのが面倒になってきますし万人受けするお店なんてものは存在しません。

それゆえ幹事の考えだけで押し進めようと思いますがさすがにコレはまずいです。

参加するメンバーの中でも筆頭になる方の意見は必要ですのでキッチリ確認しておきましょう。

その時に必要なのは「どんなお店が良いですか?」ではダメです。

「こんな店とこんな店とこんな店の3軒をピックアップしてみましたがどんなお店が良いですか?」と言うようにイメージしやすい提案をしてあげること。

お伺いと根回し

宴会には挨拶がつきものです、挨拶、乾杯、締めの3セットを誰にやってもらうのか?

ここは難しいです、なので力のあるボスに決めてもらうかお伺いを立てて根回ししてもらうとか頭を使いましょう。

この部分で悩む人が多いと思いますがこんな程度の仕事で自分の時間を使うぐらいなら偉い人を使ったほうが話が早いです。

ボスはこの辺りのことで悩むことはほとんどありませんから聞けば即答で答えてくれます。

その時に必要なのは参加者リストです、必ず参加者リストは持参しておきましょう。

(ボスに直接聞くと書きましたがボスに精通している方に聞くのが一番です)

☆宴会の締めの挨拶については「宴会で締めの挨拶がそれなりに出来る一本締めと注意事項」でどうぞ。

宴会本番

集金は必ず宴会が始まる前に終わらせること

お店側が用意した領収書及び、参加表明をしたリストにチェックですコレは考えればわかること。

幹事は裏方だけど仕切る事

偉い人が沢山集まる宴会ほど幹事は裏方なのに仕切ることを要望しますし、口に出すことはなくても「お前が仕切れ」と思っています。

この場合、どんな進行になろうとも「幹事が仕切っているから他は口を出すな」と言う雰囲気が偉い人から伝わります。

司会進行でも無いのに何を仕切るんだ?

通常宴会で場の進行を勤めるのは司会の仕事になります。

これはあくまでも表の姿なんです、裏では司会に指示を出しているのが幹事なんです。

乾杯のタイミングや挨拶のタイミングからお開きのタイミングまで全てが幹事の仕事。

二次会について

二次会についてはパターンがあります、先に日程段取りを決める時にセットで考える方法と、宴会中に二次会の参加者を集める方法。

セットの場合は簡単でお店を見つけて連れていけば良いのですが、宴会中に参加者を集める場合は難しいはず。

その為に幹事仲間が必要で、それぞれ個別に聞いて歩くのか司会に参加希望を聞かせるのかどんな方法でも構いませんが参加する人数を決定してお店を決めなくてはいけないからです。

これについてはシッカリとお店のピックアップをしておかないと当日では難しくなりますよ。

宴会後

宴会終了後は総括している幹事が一番最後にお店を出ましょう、幹事仲間には参加者を二次会のお店への誘導などにまわってもらいます。

で、何をするのかと言えばやはり忘れ物チェックです、とくに冬場の宴会では傘・コートなどの忘れ物が多発します。

酔っているのでコートを着なくても暖かいらしくそういう人もいるので全てをチェックしてからお店を後にします。

その時、お店のオーナーさんにはお礼を言ってお店を出ること。

宴会翌日

お礼の挨拶電話をします、もちろん参加して頂いたことに対してのお礼の電話なので長電話はしません。

「昨日の宴会に参加して頂いてありがとうございました、次回もよろしくお願いします」ぐらいの簡単なもので良いです。

相手の都合もあるので留守番電話に入れても構わないと思います。

幹事は宴会中食べたり飲むのか?

はじめて幹事をした時は飲み食いは一切行わなかった、緊張しているし手落ちがないか常に気を配っていたのでそんな暇も無いからです

でも慣れって怖いもので数回宴会の幹事をやると余裕も出てきますのでそれから飲んだり食ったり出来るようになります。

但し幹事が酔いつぶれるようなことだけは避けましょう。

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