メールを素早く返信する3つの理由

      2016/03/14

メール返信

メールを使った仕事術などが沢山書かれているがメールの返信と言う行為はとっても面倒です。

定型文を作っておいたりして少しでも効率良く進めたい。

今回は効率化や便利、テクニックのお話では無く、どうしてメールの返信をサクッと行うのか?について

メールを素早く返信する3つの理由とは

1、忘れない為

2、時間稼ぎをしたい時

3、余計な仕事を残さない為

この3つの為にメールは出来る限り速く返信するようにしている。

1、忘れない為

毎日沢山のメールが来ていて何についてのメールなのかは読めばわかるわけ、ところが出先でスマホなどで読んで返信をしないと忘れそうで怖いって事です。

2、時間稼ぎをしたい時

着たメールは何かをお願いされたメールが多い、その為仕事を円滑に進める為にこちらから質問などをして一旦手元から仕事を相手に振って時間を稼ぐ時に使う

3、いつまでも余計な仕事を残さない為

未読のメールが残っている状態はよろしくないわけで、本来であれば未読のメールが無い状態で仕事を終わらせたい。

そう考えるとサクッと、返信しておけば問題が無くなる。

メールを素早く返信しないと電話が鳴ると言う弊害が出ます

メールの返信が遅いと電話が鳴りますね(高い確率で)

メールが届いているのか?はたまた読んでもらえてないのか?急ぎの仕事であればあるほど電話が鳴る確立は高くなります。

仕事に集中している時の電話ほどウザイ物は無いし、電話が鳴って受けてしまった場合、相手の土俵で仕事をする事になります。

おっちゃんは人のペースに合わせて仕事をするのがキライなので、そうならないように返信は迅速に行っている。

なんでも良いからとにかく返信しておけば電話は鳴らない

メールをすると返信が必ずあるものと普通の人は思っている。、

なのでメールが着たら内容の確認だけはすぐにして難しい問題の場合は「後ほど」とか「明日中に」とかなんでも良いので返信しておけば相手は安心をして電話を掛けて来ない。

おっチャン的まとめ

3つの理由の中でとくに意識しているのが実は「2、時間稼ぎをしたい時」

何故なら出来る限り自分の仕事を減らす為に必要な行為だからです。

いかに相手から振られた仕事を、もう一度振り返して仕事をしてもらうか?

自分の時間をどうしたら空けられるか?

仕事を相手に振ってしまうと言う事は、自然と時間が取れるようになるし、相手のペースに合わせ無くて済む。

全ては自分自身の為にメールの返信は迅速に行うのである。

 - 経験したもの